Proceso administrativo

El tema del proceso administrativo se relaciona directamente con las organizaciones. Es imprescindible para el logro de los objetivos trazados por tales organizaciones engranar una serie de etapas que al ejecutarlas mediante normas y procedimientos, se asegure el éxito de la gestión empresarial.

Proceso administrativo

¿Qué es?

Antes de conceptualizar el proceso administrativo, es necesario citar a su creador Henry Fayol, a quien la ciencia le debe los fundamentos clásicos de la administración debido al conocimiento adquirido por él durante su vida, yendo de la experiencia hacia la teoría. Es lo que hoy conocemos como el proceso administrativo. Se define como un conjunto de etapas cuya realización llevadas a cabo con eficiencia, permiten la consecución de los objetivos propuestos por la empresa. Las etapas son:

  • Planificación
  • Organización
  • Dirección
  • Control

El proceso administrativo es continuo porque las etapas llevan un orden para su ejecución, una concatenada con la otra, lo que conlleva a lograr bien sea el objetivo general de la empresa o proyectos menores.

¿Para qué sirve?

Para Fayol, apoyarse en estas 4 etapas es la garantía para obtener una buena gestión empresarial. Es el método infalible para llevar a cabo los procesos en cada una de las etapas que de acuerdo a su orden, conducen al logro de una excelente administración. No solamente refleja éxito la empresa, sino el éxito de cada persona que interviene en la ejecución porque desarrollan habilidades gerenciales aplicables en toda área de la vida profesional.

La relación ininterrumpida de las etapas ayuda al logro y materialización de los objetivos que se ha planteado la empresa en su punto de partida. Estas etapas se integran entre sí y se complementan para el desarrollo óptimo de la organización.

¿Por qué es importante?

Para que se dé el proceso administrativo es necesaria la existencia de las organizaciones que no son más que un sistema de actividades coordinadas por dos o más personas cuya cooperación a través del proceso administrativo es esencial para obtener objetivos comunes.

Por lo tanto el proceso administrativo es importante para las organizaciones que producen bienes y servicios y satisfacen las necesidades de la sociedad en un entorno específico, porque permite el logro de su propósito general que se enmarca en su misión gerencial, así como la consecución del éxito para proyectarse como empresa.

Etapas del proceso administrativo

Las fases para lograr la solución a problemas administrativos en una organización, se relaciona directamente con la prevención, coordinación y técnicas que se concretan en cuatro etapas muy importantes para el desarrollo eficaz de la gerencia que lidera la empresa:

Henry Fayol señala que la toma de decisiones es una función fundamental del administrador. Lo prepara con el fin de evitar que pierda el equilibrio en la ejecución de las dos primeras etapas del proceso administrativo que tienen más deberes: la planificación y organización. Desde el inicio del proceso hasta el final, el desarrollo debe hacerse hilvanando cada actividad, porque una falla en cualquiera de estos pasos, daría como resultado un procedimiento poco eficiente y la no consecución de los objetivos propuestos.

Planificación

Esta primera etapa es la que asegura el buen desarrollo del proceso administrativo ya que aquí en este punto se requiere definir objetivos o metas de la organización, la estrategia que se utilizará para el alcance de los objetivos y desarrollar la coordinación de las actividades.

Es el primer paso de este proceso, aquí se debe pensar en firme, anticiparse a los posibles escenarios, acciones y metas. Es una etapa donde priva la lógica y una metodología adecuada al plan.

La pregunta clave: ¿Qué es lo que queremos hacer?

La planificación va a determinar lo siguiente:

  1. Los resultados que se pretenden alcanzar
  2. Los planes de cada uno de los involucrados en el proceso
  3. Las contingencias a las cuales se va a enfrentar el proceso: cambios tecnológicos, políticos, económicos, etc.
  4. El curso concreto de cada acción que deberá seguirse
  5. Los principios que orientarán al proceso
  6. La secuencia de las operaciones a realizar
  7. Los tiempos de ejecución

Organización

La etapa de la organización está conformada por un conjunto de normas y procedimientos que se deben cumplir dentro de la empresa por todo el recurso humano que hace vida dentro de ella. La base fundamental de esta etapa es la coordinación porque en este punto se distribuye y asignan responsabilidades a los diferentes grupos de trabajo de los departamentos que conforman la empresa. Es importante tener en cuenta que debe fomentarse un equilibrio del uso de los recursos entre el personal y el trabajo a ejecutar.

Es válida la pregunta ¿Cómo lo hacemos?

Dirección

En esta etapa del proceso, la figura del gerente se torna esencial, se demanda de él la mayor responsabilidad en cuanto al desarrollo del proceso administrativo. Su capacidad de trabajo, la toma de decisiones, liderazgo, motivación y sobretodo la buena comunicación deben ser las herramientas indispensables para lograr el éxito.

En este sentido, debe ofrecer todas sus aptitudes personales, académicas y técnicas para instruir, ayudar y dirigir a los diferentes departamentos de trabajo cuya meta principal es optimizar la puesta en marcha del proceso administrativo, mediante la aplicación de normas y medidas internas.

El Director es la persona llamada a motivar al personal mediante la consideración de las necesidades de los trabajadores y recompensarlos con un ingreso que vaya de acuerdo con las funciones y desempeño dentro de la empresa. La comunicación es más que necesaria dando la oportunidad de que haya participación de los trabajadores en la toma de decisiones.

Otro aspecto que debe tener en cuenta la Dirección es que la capacitación y desarrollo de los trabajadores debe formar parte de la rutina laboral con el fin de que ellos utilicen todo su potencial tanto físico como intelectual y hagan el mejor de los esfuerzos en lograr las metas establecidas.

Control

A esta última etapa le corresponde una de las actividades más delicadas del proceso administrativo, ya que de ella depende la evaluación que se haga constantemente del desarrollo general de la empresa. Aquí se sabrá si ruta que se seleccionó es la vía más expedita para llegar al éxito.

En esta etapa se analizan y se comparan los resultados obtenidos con los resultados planeados. Se harán los correctivos pertinentes para la mejora y continuidad del proceso en caso de que se presenten discrepancias y así seguir orientados hacia los objetivos planteados al inicio.

Además en la etapa de control se deben implementar las siguientes actividades:

  • Establecer los medios efectivos para medir la operatividad
  • Comunicar a todos los involucrados acerca de los resultados obtenidos y de los medios de medición.
  • Sugerir las acciones correctivas cuando se necesite.

Para tener éxito en la implementación del proceso administrativo es importante la aplicación de reglas, normas y actividades de manera eficaz, alineadas con los objetivos de la empresa, la eficiencia del sistema y la obtención del beneficio económico para todos.